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会展中心财务管理制度

时间:2024-05-08 20:28:44
会展中心财务管理制度[本文共3944字]

会展中心财务管理制度

目录

一、申购 2

二、验货 2

三、入库 3

四、退货 3

五、单据的管理 3

六、结账 5

七、商品 5

八、价格 6

九、资金管理 6

十、发票管理 7

十一、财产管理 8

十二、财务准则 9

十三、应付账款管理 10

十四、合同管理 10

十五、报销制度 10

十六、借款制度 11

为了保证蟹岛会展中心的正常运营,增加经济收益,避免损失和浪费,确保核算的准确,提高资金利用率,特制定财务制度如下:

一、申购

1、部门本着节约和提高物品使用率的精神,各部门所需的经营物资如无库存的,需填写物品申购单。

2、申购单需填写品名、数量、规格,并由部门总监、总经理(如无总监,由部门经理)批准后,递送采购部。

3、库房应核对所提供的申购单是否有存货,如无存货,然后由采购部统一进货。

4、会展中心内所有日常消耗品由总经理签字认可后可以购买;低值易耗品及固定资产由董事长及总经理批准后,方可购买。

5、厨房食品购买由本部门厨师长填写食品申购单,报给餐饮总监审批、总经理批准,方可采购。

二、验货

1、会展中心设有专门的收货人员,所有物资抵达集团物流后,必须经收货人、申购部门负责人双方根据其申购单验收其数量、质量、金额,并签字认可。

2、所有购回的物资,其价格需由询价员签字认可后,方可入库。(询价员应严格把关,在保证质量的情况下,使该物资的进货价格为当时市场最低价。)

三、入库

1、所有进货,必须通过物流中心统一办理验货、收货手续。

2、供货商提供的免费使用的物资应一律办理入库手续,供货商将物资取走时,经部门经理签字同意后,办理出库手续。

3、入库的物资,验货员(或专项负责人)应同库管员共同验收质量、数量。填写入库单,并由验货员、库管员及供货商三方签字认可。

4、入库后的物资,库房应有相应的记账员记账,库管员应保证当天的结存与库房账对应,做到账实相符。

5、食品加工车间所有用品必须由物流中心验货办理入库手续。

6、所有抵达的物资必须填写收货报告,一式五联,(成本、财务、采购、使用部门、供货商)。

7、收货报告必须写明购货方式(自购、经销商或代销商)。

四、退货

所有退货,必须由收货人及其部门负责人清点数量,确认金额后,方可退货。(但应写明退货原因,并由其部门总监签字认可。)

五、单据的管理

(一)收货报告(入库单):

1、部门填写应具体化,明细化。物资名称必须准确、规范,不准填写别名。

2、收货日期与收货报告日期填写一致。

3、食品、物品应分开填写。

4、商品性的食品、物品应与非商品性的食品、物品分开填写,并且应在收货报告中注明“商品”二字。

5、收货报告中品名、规格、单位、数量、单价、金额应填写清晰、准确。(尤其是新产品)

6、收货报告中必须有收货人、库管员、及供货商的签字(必须由本人签字)。否则,财务拒绝承认。

(二)领料单(出库单)

1、部门填写领料单应清晰,明细、准确。

2、领料单填写的日期必须与发货日期一致。(库房应给予监督)

3、领货中的食品、物品应分开填写。

4、商品性的食品、物品应与非商品性的食品(部门使用)、物品分开填写(并在领料单上注明“商品”或“赠送”)。

5、领用的食品应与其领用的茶类(花茶、绿茶、毛尖、冰糖等)分开填写领料单,便于核算。

6、领用的食品、物品应在表格中填写,不应超出其表格。

7、领料单中数量、单位、品名、单价、金额应填写清晰、具体、准确。

8、领料单必须有部门经理的签字,部门经理在签字时应封单,再由总监签批。严禁在封单后填写任何内容,否则财务拒绝承认。

9、领料单必须有发货人及领料人签字。

(三)调拔单

1、调拨之间的两部门,应在调拨单中填写明细。

2、调拨的食品、物品应有调出和调入两部门经理的签字。

3、调拨的食品、酒水、物品应分开填写。

4、调拨的商品应与非商品的食品、酒水、物品分开填写。

5、各部门调拨的半成品、成品应有双方认可的价格(填写在调拨单上),以便核算各部门的成本。

6、调拨的日期应与调拨单上填写的日期一致。

7、各部门于调拨发生之日将调拨单上交财务。

六、结账

1、自购:采购部自购物品,结账附红色、蓝色收货报告,发票与收货报告必须内容一致、金额相符,由采购部责任人负责呈财务总监、总经理、董事长签字后到财务报销。

2、应付账款:供货商物品,结账附蓝色收货报告(收货报告上必须盖有“财务已核对”戳记),由采购部负责人制单报总经理、董事长签字后交供货商到财务报销。

3、宣传费、广告费等应由经办人附正式发票,并经总经理、董事长签字后,方可报销。

* 所有结账都必须附正式的发票,方可结账。

七、商品

1、商品部应根据顾客需求尽量采取代销方式,促进资金有效使用。

2、代销商品在临近保质期时,应通知物流中心办理退货手续。

3、自购商品在临近保质期时,写出书面报告并提交经理,协调解决。如无特殊情况,商品在本部门超过保质期无法销售,该商品负责人负赔偿责任(按商品销售价赔偿)。

4、商品不得私自转借、带入、带出部门,如发现商品未经售卖带离部门,应给予严厉处罚。

5、商品盘亏时,实物负责人不能私自补货,应按商品售价进行赔偿。

6、严格售卖管理,如不认真负责,商品被掉包,由当事人负责赔偿。

7、如无收货报告及领料单的正当手续,私自售货的行为,一经查出,没收所有的货物及销售款,并移交质检部处理。

八、价格

1、各商品由运营部根据其成本价制定销售价格,并填写蟹岛会展中心商品价格制定单。

九、资金管理

1、采购部自购的物品需要到财务领取现金、支票时,必须填写现金、支票申请单(注明现金或支票的限额),由董事长、总经理、总监签字认可。

2、领取支票、现金后,3日内必须向财务返回附有发票的收货报告(红色联)。

3、为了原始凭证的合法性,各部门自购物品的发票到财务报账时,由本部门经理、总监在收货报告上签字即可, 发票必须由董事长、总经理签字认可、财务总监批准付款。

4、出纳员在收取收银部的营业款时必须将现款点清,双方在交接单上签字认可。

5、经营期间,出纳员要将当日的营业额收齐后全部存入银行,库存现金不超过规定指标。

6、进入金库必须是出纳员与财务经理或财务总监同时出入,其他与现金无关人员不得入内。

十、发票管理

1、咨询中心所需发票,由收银主管以上责任人到财务部领取,办理有关领用手续,包括领用时间、领用本数、发票号码、领用人等做好登记并做好保管工作。

2、发票的使用必须严格执行《发票使用管理办法》,开具发票应做到内容完整,数字准确。如发票内容填写有误,不得涂改,应重新开具正确发票,同时将错误发票全份作废。

3、不能在发票上打印出与会展中心经营项目不符的内容。

4、退票、废票应在计算机内处理,并及时返回财务,不得擅自销毁。

5、多开发票必须有董事长的签字并收取税金。

6、发票在使用过程中应妥善保管,不得转借丢失。

7、发票记帐联随着账单要及时返回财务,如有特殊情况要加以说明并在3日内返回财务。

8、不得借用他人名义私开、多开发票。

9、已开出的发票,如客人需要退换,要注意是否已刮奖,刮奖后的发票一律不予退换。

10、每本发票使用完后,将发票使用情况从计算机内打印出,上交财务。

十一、财产管理

(一)、物品调拨方面:

各部门调拨物品应及时开具调拨单,须双方经理签字认可,并将调拨单及时送交财产管理员一联(粉联)进行入账。

(二)、物品报损方面:

1、每月二十三日为报损日期,其它时间不办理报损手续。

2、报损物品必须由部门领导签字后,由库房清点数量,再由相关领导及部门签认。

3、在使用期间,部门报废的大型财产及低值易耗品应由部门写明报废原因,经由总经理审批签字后进行报损,无正当原因报损的按报损物品进价进行赔偿。

4、报废电器应由工程部检查确认,并由工程部总监签字认可才能返库。

5、对有关领导交接进行监督盘点, 经确认无误后,相关人员方可离职。

(三)、财务部对各部门进行不定期抽查盘点,各部门要将所有物品和借条找齐,如有物品短缺按丢失处理,盘盈入帐,不再重复盘点。       

(四)、盘点

每月盘点日期不固定,各部门责任人对盘点的物品汇总、核对后做盘点表并经部门经理签字认可后送交资产管理员一份,每月按期交表1份,过期不交表和做表不负责任,帐实不符的部门交质检部处理。

(五)、建帐

各部门必须建帐,资产帐分为:A 固定资产、B低值易耗品

固定资产分为:A1家具、A2 电器、A3 其它,共三类;

低值易耗品分为: B1工具、B2 厨具、餐具、B3 装饰品、B4 非一次客用品、B5 办公用品、B6 劳保用品、服装、B7 其它,共七类;

1000元以上(含1000元)使用两年以上的为固定资产,1000元以下的为低值易物品,各种物品统一由财务编号,部门不能自行编号,每月新入账物品到月末交盘点表时到资产管理员处抄写编号。

十二、财务准则

1、在一个营业周期(一年)内,财务核算规则不准随意变更。

2、各部门核算费用,请明确规定,从而统一口径,利于横向分析。

3、“在建工程”项目应及时通知财务立项,以保证固定资产精确确认。

4、收付款凭证应附有合法的原始凭证并由相关人员签字,注明附件张数,金额准确,加盖出纳、制单人签章。

5、成本及费用核算应及时编制报表并签字上报,保证准确无误。

6、应付账款会计应及时编制相关凭证、登记账薄,保证数据准确无误,每月结账后将明细账与总账核对(账账相符),协助总账会计其他相关事务。

7、审计应及时将每月收入汇总表上交,并保证准确无误。

十三、应付账款管理

1、采供部须将收货报告注明经销商与代销商。

2、财务部根据入库单粉联记应付款,供货商根据入库单的蓝联去财务核对。如供货商不慎将收货报告对账联丢失,采供部应协同财务部出具证明,供货商不得私自涂改对帐联票号及伪造收货报告,否则不给予结账。

3、代销商品押账3个月后方可对帐,由财务部核对销售数量,加盖核对章及已销章。

4、供货商到财务结账,须手续完备(发票、收货报告、签字等项目齐备)。

十四、合同管理

1、各部门签订的经济合同、协议书必须及时将正本送与财务备案。

2、合同修改或终止,必须及时通知财务部。

3、合同预付款必须由董事长、总经理和负责此合同的部门经理签字。

4、合同执行完毕,由该工程的使用部门和工程部经理共同出具验收报告,董事长签字认可。

5、支付工程质保金,由该工程使用部门和工程部共同出具质量检验报告,由董事长、总经理签字后方可付款。

十五、报销制度

1、采购员完成物品采购,交至库房,由验收员、库房库管员、物流负责人验收入库,办理入库手续。

2、报销时必须附有申购单、入库单、合格发票。

3、报销时采购员必须持有物流总负责人、财务总监、总经理、董事长审批的报销凭证,方可报销。

4、差旅费报销时需持领导批示单,根据公司的差旅报销标准填写报销凭证。

(各种单据的制单人与批准人不得为同一人。)

十六、借款制度

1、在接到经批示的申购单或申请采购信息单,采购部可以到财务部借款,借款时必须持总经理或董事长签批的借款单。

2、财务部在见到批示单后根据采购情况借给采购员现金或支票。

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